Fundacja ,,Moje Podl@sie. Nowoczesne, kreatywne, twórcze”

Wyzwanie: Pojawiła się okazja do szybkiego złożenia wniosku dotacyjnego z Ministerstwa inwestycji i Rozwoju- popularyzacja zasad wykorzystywania dotacji unijnych. Praktycznie w ciągu 5 dni wniosek wraz ze wszystkimi załącznikami, budżetem, schematem działania, współpracownikami itd musiał powstać. Niestety nikt z osób piszących nie chciał podjąć się tego zadania. Skuteczna komunikacja połączona z kalendarzem, schematem działań ,,kto ma wykonać daną czynność”, rozdzielanie obowiązków, edukacja z ww. aspektów użytkowania aplikacji informatycznych, sprawiały iż to działanie było bardzo trudne i praktycznie niemożliwe do zrealizowania.

Rozwiązanie: Z racji pilnego zastosowania narzędzi ICT Fundacja postanowiła wykorzystać Pakiet G Suite Google’a. Aplikacji typu Gmail, Kalendarz, Dokumenty nie trzeba było uczyć: wszystkie osoby zaangażowane w projekt w wolnym czasie wykorzystują ww. aplikacje. W szybki sposób udało się rozdzielić obowiązki poszczególnym osobom, wgrać plik na postawie którego kilka osób w tym samym czasie wypełniało wniosek aplikacyjny, kalendarz pozwalał w każdej chwili kontrolować terminy końcowe danych części wnioskowych. W tym samym czasie były osoby, które sprawdzały prace innych osób oraz wyłapywały poszczególne błędy w budżecie, opisie działań, administrowania projektu itd. W przeciągu 4 dni praktycznie powstał cały kompletny wniosek dotacyjny oraz został skutecznie wysłany do Instytucji ogłaszającej nabór. Wykorzystanie darmowych narzędzi ICT pozwoliło Fundacji podnieść efektywność współpracy, dużo szybciej reagować na potrzeby chwili oraz wzmocnić kontrole nad poszczególnymi obowiązkami każdej z osób. po skutecznym wysłaniu wniosku udało się realizować Raport zmian,mm jakie są konieczne do tego aby Fundacja mogła działać w identyczny sposób także w przyszłości. Konieczne były dodatkowe szkolenia oraz sięgnięcie po wykorzystanie tzw. plug-inów dołączanych do poszczególnych przeglądarek. Umożliwiło to skuteczniejszą pracę, brak konieczności logowania się do kilkunastu różnych aplikacji/kont. Także Fundacja kładła nacisk aby dodatki/ plug-iny wgrywane do poszczególnych aplikacji działały na różnych systemach operacyjnych, wiekowo rożnym sprzęcie. Obecnie poszukujemy zupełnie nowy i profesjonalny system CRM do nadzorowania pracy. Chcemy aby ten system był pozbawiony dostępu osób trzecich do treści i materiałów Fundacji. Na chwile obecną wszystkie treści wgrywane w tzw. chmurę są zabezpieczane kryptologicznie 2 etapowym uwierzytelnianiem.

Efekty:

  • wniosek powstał w bardzo szybki sposób,
  • w błyskawicznym etapie grupa kilku osób pracowała and poszczególnymi etapami działania
  • nadzór nad działaniem każdej z osób oraz całą grupą przebiegał błyskawicznie, wyłapywane błędy były natychmiastowo poprawiane udało się opracować

Raport koniecznych zmian aby wypracowane schematy jeszcze bardziej dopracować, wyeliminować błędy pojawiające się w toku tworzenia wniosku aplikacyjnego, uznano, iż konieczne są głębsze szkolenia oraz poszukiwanie innych aplikacji, które jeszcze bardziej wpłyną na efektywność pracy Najważniejszym efektem było przyznanie dotacji na zaproponowane działanie.